Koordinasi
Kebutuhan akan koordinasi
Untuk melihat kemampuan seorang
manajer sebagai pemimpin ( atasan )dalam melakukan koordinasi dilihat
dari besar kecilnya jumlah bawahanyang ada dalam tanggung jawabnya, yang
dikenal sebagai rentang manajemen.Koodinasi dibutuhkan sekali oleh para
karyawannya,sebab tanpa koordinasi setiapkaryawan tidak mempunyai pegangan mana
yang harus diikuti, sehingga akanmerugikan organisasi itu sendiri.
Dengan koordinasi diharapkan
keharmonisan atau keserasian seluruhkegiatan untuk mencapai tujuan yang
diharapkan. Sehingga tiap departemen atauperusahaan atau bagian menjadi
seimbang dan selaras. Koordinasi merupakan usahauntuk menciptakan keadaan yang
berupa tiga S,yaitu serasi,selaras dan seimbang.Kebutuhan koordinasi tergantung
pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalampelaksanaan tugas dan derajat
ketergantungan dari tiap satuan pelaksanaan.
Prinsip rentang manajemen berkaitan erat dengan jumlah
bawahan yangdapat dikendalikan secara efektif oleh manajer atau atasan. Antara
rentangmanajemen dan koordinasi saling berhubungan erat. Ada anggapan bahwa
semakinbesar jumlah rentangan semakin sulit untuk mengkoordinasikan kegiatan
bawahansecara efektif.
Masalah-masalah
Pencapaian Koordinasi yang efektif
Empat tipe perbedaan dalam sikap dan cara kerja di
antara bermacam-macam individu dan departemen-departemen dalam organisasi
menurut Paul R. Lawrence dan Jay W. Lorch adalah:
1. Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu.
Para anggota dari departemen yang berbeda mengembangkan pandangan-pandangan
mereka sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi yang
baik.
2. Perbedaan dalam oriantasi waktu. Manajer akan lebih
memperhatikan masalah-masalah yang harus dipecahkan segera atau dalam periode
waktu pendek. Bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan
masalah-masalah jangka panjang.
3. Perbedaan dalam orientasi antar pribadi. Kegiatan
produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agar prosesnya
lancar, sedang bagian penelitian dan pengembangan mungkin dapat lebih santai
dan setiap orang dapat mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu dengan yang
lain.
4. Perbedaan dalam formalitas struktur. Setiap tipe
satuan dalam organisasi mungkin mempunyai metoda-metoda dan standar-standar
yang berbeda untuk mengevaluasi program terhadap tujuan dan untuk balas jasa
bagi karyawan.
Pendekatan-pendekatan
untuk mencapai koordinasi yang efektif
Komunikasi adalah
kunci koordinasi yang efektif. Koordinasi secara langsung tergantung pada
perolehan, penyebaran dan pemrosesan informasi. Semakin besar ketidakpastian
tugas yang dikoordinasi, semakin membutuhkan informasi. Pada dasarnya
koordinasi merupakan pemrosesan informasi. Terdapat tiga pendekatan untuk
pencapaian koordinasi yang efektif, yaitu:
Teknik-Teknik Manajemen Dasar
Untuk mencapai
koordinasi yang efektif kita dapat menggunakan mekanisme teknik-teknik
manajemen dasar : hirarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai pengarah umum
kegiatan-kegiatan serta aturan-aturan dan prosedur-prosedur. Organisasi relatif
tidak memerlukan peralatan koordinasi lebih dari teknik-teknik tersebut.
Mekanisme teknik manajemen dasar
1. Hirarki manajerial.
Rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenag formal, hubungan tanggung jawab dan akuntanbilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.
2. Aturan dan prosedur.
Adalah keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin.
Rencana dan penetapan tujuan.
Pengembangannya dapat digunakan untuk pengoordinasian melalui pengarah seluruh satuan orgaisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama. Ini diperlukan bila aturan dan prosedur tidak mampu lagi memproses seluruh informasi yang dibutuhkan untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan oraganisasi.
Mekanisme teknik manajemen dasar
1. Hirarki manajerial.
Rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenag formal, hubungan tanggung jawab dan akuntanbilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.
2. Aturan dan prosedur.
Adalah keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin.
Rencana dan penetapan tujuan.
Pengembangannya dapat digunakan untuk pengoordinasian melalui pengarah seluruh satuan orgaisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama. Ini diperlukan bila aturan dan prosedur tidak mampu lagi memproses seluruh informasi yang dibutuhkan untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan oraganisasi.
Meningakatkan koordinasi potensial
Meningkatkan koordinasi
potensial menjadi diperlukan bila bermacam-macam satuan organisasi menjadi
saling tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan fungsi. Koordinasi ini
dapat di tingkatkan melalui dua cara, yaitu :
Sistem informasi vertikal.
Adalah peralatan
melalui mana data disalurkan melewati tingkatan-tingkatan organisasi.
Komunikasi dapat terjadi di dalam atau di luar rantai perintah. Sistem
informasi manajemen telah dikembangkan dalam kegiatan-kegiatan seperti
pemasaran, keuangan, produksi, dan operasi-operasi internasional untuk
meningkatkan informasi yang tersedia bagi perencanaan, koordinasi, dan
pengawasan.
Hubungan-hubungan lateral (harizontal).
Melalui pemotongan
rantai perintah, hubungan-hubungan lateral membiarkan informasi dipertukarkan
dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki dimana informasi yang dibutuhkan ada.
Beberapa hubungan lateral, yaitu:
Beberapa hubungan lateral, yaitu:
Kontak langsung antara individu-individu yang
dapat meningkatakan efektivitas dan efisiensi kerja.
1. Peranan penghubung, yang menangani komunikasi antar departemen sahingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi.
2. Panitnya dan satuan tugas. Panitnya biasanya diorganisasi secara formal dengan pertemuan yang dijadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk masalah-masalah khusus.
3. Pengintegrasian peranan-peranan, yang dilakukan oleh misal manajer produk atau proyek, perlu diciptakan bila suatu produk, jasa atau proyek khusus memerlukan tingkat koordinasi yang tinggi dan perhatian yang terus menerus dari seseorang.
4. Peranan penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui perumusan anggaran oleh satuan-satuan yang diintegrasikan dan implementasinya. Ini diperlukan bila posisi pengintegrasian yang dijelaskan pada d di atas tidak secara efektif mengoordinasikan tugas tertentu.
5. Organisasi matriks, suatu mekanisme yang sangat baik bagi penanganan dan penyelesaian proyek-proyek yang kompleks.
1. Peranan penghubung, yang menangani komunikasi antar departemen sahingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi.
2. Panitnya dan satuan tugas. Panitnya biasanya diorganisasi secara formal dengan pertemuan yang dijadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk masalah-masalah khusus.
3. Pengintegrasian peranan-peranan, yang dilakukan oleh misal manajer produk atau proyek, perlu diciptakan bila suatu produk, jasa atau proyek khusus memerlukan tingkat koordinasi yang tinggi dan perhatian yang terus menerus dari seseorang.
4. Peranan penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui perumusan anggaran oleh satuan-satuan yang diintegrasikan dan implementasinya. Ini diperlukan bila posisi pengintegrasian yang dijelaskan pada d di atas tidak secara efektif mengoordinasikan tugas tertentu.
5. Organisasi matriks, suatu mekanisme yang sangat baik bagi penanganan dan penyelesaian proyek-proyek yang kompleks.
Metoda Pengurangan Kebutuhan akan Koordinasi
Dalam beberapa situasi
adalah tidak efisien untuk mengembangkan cara pengkoordinasian tambahan. Ini
dapat dilakukan dengan penyediaan tambahan smber daya-sumber daya untuk
satuan-satuan organisasi atau penglompokan kembali satuan-satuan organisasi
agar tugas-tugas dapat berdiri sendiri.
Penciptaan sumber daya-sumber daya tambahan.
Sumber daya-sumber
daya tambahan memberikan kelonggaran bagi satuan-satuan kerja. Penambahan
tenaga kerja, bahan baku atau waktu, tugas diperingan dan masalah-masalah yang
timbul berkurang.
Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri.
Teknik ini mengurangi
kebutuhan koordinasi dengan mengubah karakter satuan-satuan organisasi.
Kelompok tugas yang dapat berdiri sendiri diserahi suatu tanggung jawab penuh
salah satu organisasi operasi (perusahaan).
Mekanisme-mekanisme
pengkoordinasian dasar.
· Hirarki manajerial.
Rantai perintah, aliran informasi
dan kerja, wewenag formal, hubungan tanggung jawab dan akuntanbilitas yang
jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara jelas serta
dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.
· Aturan dan prosedur.
Adalah keputusan-keputusan
manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat
juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin.
· Rencana dan penetapan tujuan.
Pengembangannya dapat digunakan
untuk pengoordinasian melalui pengarah seluruh satuan orgaisasi terhadap
sasaran-sasaran yang sama. Ini diperlukan bila aturan dan prosedur tidak mampu
lagi memproses seluruh informasi yang dibutuhkan untuk mengoordinasikan
kegiatan-kegiatan satuan-satuan oraganisasi.
Meningkatkan
koordinasi potensial
Bila tiap bagian saling tergantung
satu dengan lainnya serta lebih luas dalam ukuran dan fungsi
Ada 2 cara untuk meningkatkan koordinasi yaitu;
-
System informasi fertikal, penyaluran data-data melalui tingkatan-tingkatan
organisasi . koordinasi ini bisa di dalam atau di luar rantai perintah.
-
Hubungan rateal (horizontal), dengan membiarkan informasi dipertukarkan dan
keputusan di buat pada tingkat di mana informasi di perlukan , ada
beberapa hubungan lateral:
Hubungan langsung
Hubungan kelompok langsung
Hubungan silang
Pengurangan kebutuhan akan koordinasi
Pengurangan kebutuhan akan
koordinasi ada 2 metode yaitu;
-
Menciptakan sumber daya tambahan yang memberikan kelonggaran bagi satuan
kerja.misal menambahan tenaga kerja bahan dasar dan membantu modal.
-
Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri , dngan mengubah karakter
satuan organisasi.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar