Perencanaan yang efektif, seperti yang dikatakan dalam buku Manajer Bijak yang ditulis oleh Sam Deep dan Lyie Sussman, memiliki ciri-ciri sebagai berikut :
1. Dituangkan secara tertulis
2. Diuraikan secara jelas dalam bentuk hasil akhir yang hendak dicapai
3. Disusun oleh orang yang juga akan betanggungjawab atas pelaksanaannya.
4. Sebelum dilaksanakan rencana tersebut telah dikomunikasikan kepada semua bagian yang terkait untuk mendapatkan komentar atau masukan
5. Ada satu orang yang memikul tanggung jawab akhir (pic : person in charge) untuk mengawasi pelaksanaannya.
6. Ada tanggal tertentu yang menjadi batas waktu penyelesaian; ada batas waktu lain yang ditetapkan sebagai batas waktu antara.
7. Kriteria keberhasilan rencana serta metode penerapan kriteria ini ditentukan sebelum pelaksanaan rencana
8. Langkah peninjauan antara untuk keputusan “go no go” atau untuk merevisi rencana dilakuakn di sepanjang periode pelaksanaan
9. Masalah potensial yang mungkin timbul selama pelaksanaan sudah diidentifikasikan sebelumnya dan dibuatkan rencana antisipasinya
10. peluang potensial yang mungkin muncul selama pelaksanaan diidentifikasikan sebelumnya sehingga dapat dimanfaatkan dengan baik apabila hal tersebut terjadi
11. Mengkomunikasikan progress update secara teratur kepada seluruh pihak yang terlibat dalam pelaksanaan
Jadi, pastikan bahwa Anda telah memenuhi syarat-syarat tersebut dalam perencanaan Anda.
Menyusun Rencana Strategis
Dalam menyusun perencanaan, perlu adanya analisa strategis yang dilakukan secara komprehensif, sehingga perencanaan yang kita buat sungguh merupakan rencana yang matang dan memiliki dampak yang signifikan.
Langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam menyusun rencana yang strategic adalah sebagai berikut :
1. Tetapkan alasan perencanaan, Mengapa kita melakukannya? Apa manfaatnya?
2. Tetapkan misi perusahaan / organisasi Anda
3. Lakukan SWOT Analisys
Apa kekuatan kita yang paling menonjol dan apa kelemahan kita yang paling menonjol ? kecenderungan mana yang merupakan peluang dan mana yang merupakan ancaman bagi kita?
4. Tetapkan sasaran jangka pendek dan jangka panjang berdasrakan hasil analisis di atas
Apa yang harus segera dilakukan untuk menanggapi perubahan, untuk memanfaatkan peluang dan untuk melakukan perbaikan yang diinginkan? Apa yang ahrus kita lakukan dalam 5 tahun mendatang untuk merubah arah perusahaan kita sehingga posisi kita menjadi lebih baik?
- Tetapkan sasaran jangka panjang berdasarkan misi Anda
- Menetapkan sasaran berdasarkan skala prioritas
- Menyusun rencana untuk mencapai setiap sasaran
- Melakukan review setiap kuartal untuk mengukur kemajuan
Perlu diingat bahwa meskipun usaha yang sukses selalu dilandasi oleh perencanaan yang baik, namun perencanaan yang sukses tidak selalu menghasilkan usaha yang sukses. Namun mengabaikan perencanaan jelas-jelas sama dengan mengundang kegagalan dalam tujuan yang hendak dicapai. Perlu dilakukan review secara berkala untuk memperbaiki hasil yang maksimal dalam sebuah perencanaan.
Normal
0
false
false
false
EN-US
X-NONE
X-NONE
MicrosoftInternetExplorer4
/* Style Definitions */
table.MsoNormalTable
{mso-style-name:”Table Normal”;
mso-tstyle-rowband-size:0;
mso-tstyle-colband-size:0;
mso-style-noshow:yes;
mso-style-priority:99;
mso-style-qformat:yes;
mso-style-parent:”";
mso-padding-alt:0cm 5.4pt 0cm 5.4pt;
mso-para-margin-top:0cm;
mso-para-margin-right:0cm;
mso-para-margin-bottom:10.0pt;
mso-para-margin-left:0cm;
line-height:115%;
mso-pagination:widow-orphan;
font-size:10.0pt;
font-family:”Calibri”,”sans-serif”;
mso-fareast-font-family:Calibri;
mso-bidi-font-family:”Times New Roman”;}
Penyusuan perencanaan event yang sukses antara lain :
* Membuat checklist
Membuat checklist untuk memberikan langkah demi langkah panduan untuk mengatur dan melaksanakan kegiatan khusus.
Ini akan memberikan keuangan “Cetak Biru” untuk aktivitas tersebut. Anggaran harus spesifik, termasuk pendapatan dan kesempatan (sponsorship, penjualan tiket, donasi, dll) serta biaya seperti pencetakan, izin, asuransi, speaker, makanan, perlengkapan dan keamanan. Memelihara catatan bagus, dengan tetap melacak semua pendapatan dan pengeluaran. Selain itu, diharapkan yang tidak terduga, biaya tambahan akan datang – jadi rencana ke depan.
* Jadwal fasilitas
Lokasi dan tempat aktivitas ini penting untuk keberhasilan. Memilih situs yang lebih dari sekedar mencari tahu apa kamar yang tersedia. Terdapat banyak faktor untuk dipertimbangkan, termasuk kapasitas ruang, apakah anda memiliki dalam / luar acara, jika ada kebutuhan khusus untuk ramps / Elevators, jika Anda memerlukan podium, panggung atau peralatan khusus, dan jumlah meja dan kursi akan diperlukan untuk para tamu.
* Ada banyak makanan dan minuman
Makanan apa saja yang akan melayani anda? Makan siang? Snack foods? Makan malam? Duduk? Jenis minuman akan tersedia? Apakah anda akan melayani, atau cara lain?.
* Rencana publisitas / pemasaran
Great publisitas dan pemasaran merupakan kunci sukses acara tersebut. Ada berbagai metode yang dapat digunakan untuk mendapatkan kata Anda tahu tentang program ini. Menentukan siapa yang akan hadir dan kemudian menargetkan iklan yang sesuai. Mempertimbangkan supplementing iklan dibayar dengan murah pesan email dan lisan.
* Pesanlah speaker / penghibur
Pertimbangkan faktor berikut jika anda merencanakan speaker, hiburan, atau fasilitator untuk sebuah event: Siapa yang agen / manajer untuk pembicara / hiburan? Apakah pembicara / hiburan umum / event entertainer? Berapa banyak orang yang diharapkan hadir? Apakah pembicara / hiburan ada persyaratan teknis khusus untuk presentasi mereka? Siapa event entertainer? Apakah artis / hiburan memerlukan transportasi hotel atau perjanjian?
* Atur untuk parkir
Jika Anda mengharapkan banyak tamu, memastikan ada cukup parkir. Parkir yang Anda pilih harus dapat diakses dengan mudah ke lokasi acara. Jika Anda memiliki pengiriman truk, caterers atau peralatan khusus dibawa ke aktivitas tersebut, Anda perlu memastikan semua orang tahu yang terbaik untuk lokasi bongkar.
* Evaluasi acara
Salah satu yang paling diabaikan, namun penting, elemen proyek perencanaan evaluasi. Jika anda ingin menentukan sebuah event yang sukses, Anda perlu untuk mengumpulkan umpan balik dari para peserta. Membuat formulir evaluasi untuk membagikan (dan, jika memungkinkan, mengumpulkan) pada akhir acara. Untuk mendorong partisipasi, formulir evaluasi anda harus anonim dan singkat.
* Membuat reflections
Setelah acara berakhir, ambil waktu untuk memikirkan kembali padanya. Juga mempertimbangkan seluruh proses perencanaan dan saran yang diberikan pada formulir evaluasi. Mencerminkan kembali akan membantu Anda meningkatkan kegiatan untuk waktu berikutnya.
Apapun jenis event anda perencanaan, pastikan itu bermakna dan merayakan perusahaan Anda dalam cara unik yang positif. Ini akan membuat sebuah acara urusan yang benar-benar sukses dalam bisnis anda.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar