A. Hal-hal yang Menyebabkan Pesan-pesan Tak Terorganisasi dengan Baik
Dalam suatu
organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pimpinan kepada para bawahannya,
kadang kala tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menjadikan pesan-pesan
yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apa
yang dikehendakinya. Tidak terorganisasinya pesan dengan baik dapat disebabkan
oleh beberapa hal sebagai berikut:
1.
Bertele-tele, dengan kata lain pesan-pesan awal terlalu bertele-tele,
sehingga pembaca memerlukan waktu yang cukup lama untuk memahami maksud pesan
yang disampaikan.
2.
Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan, adanya informasi yang tidak
relevan akan membuang waktu dan juga dapat membuat pesan yang disampaikan
menjadi tidak jelas serta sulit dipahami.
3.
Menyajikan ide-ide secara tidak logis, hal ini akan menyebabkan audiens
sulit untuk memahami poin-poin penting yang disampaikan, sehingga komunikasi
akan tidak lancar.
4.
Informasi penting kadang kala tidak tercakup di dalam pembahasan, karena
asyik membahas hal-hal yang hanya bersifat pendukung saja, poin-poin yang
seharusnya memperoleh porsi bahasan lebih besar menjadi terabaikan.
B. Pentingnya Pengorganisasian yang Baik
Dengan mengatur
ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang tersampaikan akan
dapat memuaskan kebutuhan informasi, motivasi maupun praktis bagi audiens.
Mengorganisasi pesan secara baik adalah suatu tantangan bagi komunikator. Untuk
dapat mengorganisasi pesan dengan baik, ada 4 hal yang perlu diperhatikan,
yaitu:
a.
Subjek dan tujuan harus jelas.
b.
Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.
c.
Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis.
d.
Semua informasi yang penting harus sudah tercakup.
Suatu pesan
yang disusun dengan baik akan membantu audiens memahami pesan yang disampaikan,
membantu audiens menerima pesan, menghemat waktu audiens, dan mempermudah
pekerjaan komunikator.
C. Pengorganisasian Pesan-pesan Melalui Outline
1.
Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide-ide
Apabila
menyusun pesan yang panjang dan kompleks, outline sangat diperlukan. Outline
akan membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian
yang lainnya. Susunan outline secara garis besar dapat digolongkan ke dalam 3
kelompok:
a.
Mulailah dengan ide pokok
Ide pokok akan
membantu dalam menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan.
b.
Nyatakan poin-poin pendukung yang penting
Poin-poin
pendukung akan memperkuat tentang ide-ide pokok yang kita tentukan.
c.
Ilustrasi
dengan bukti-bukti
Memberikan
ilustrasi dengan mengemukakan bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan. Semakin
banyak bukti-bukti yang disajikan, outine yang dibuat akan menjadi semakin
baik.
2.
Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional
Untuk dapat
menentukan urutannya, ada 2 pendekatan penting, yaitu:
a.
Pendekatan Langsung (deduktif)
Ide pokok
muncul paling awal, kemudian diikuti dengan bukti-bukti pendukungnya.
b.
Pendekatan Tidak Langsung (induktif)
Bukti-bukti
muncul terlebih dahulu, kemudian diikuti dengan ide pokoknya.
Kedua
pendekatan dasar tersebut dapat diterapkan baik untuk pesan singkat (memo dan
surat), maupun pesan formal (laporan, usulan, dan presentasi). Untuk memilih
diantara kedua alternatif, harus dianalisis terlebih dahulu bagaimana reaksi
audiens terhadap maksud atau tujuan dan pesan-pesan yang akan disampaikan.
Setelah
dianalisis kemungkinan reaksi para audiens dan memilih suatu pendekatan umum,
maka dapat dipilih rencana organisasional yang paling cocok sebagai berikut:
a.
Direct Request
Direct request
dapat berupa surat maupun memo. Bila para audiens akan menjadi tertarik atau
memiliki hasrat yang luar biasa, dapat digunakan permintaan langsung (direct
request). Oleh karena itu, permintaan langsung menggunakan pendekatan langsung,
karena langsung pada poin yang dituju.
b.
Pesan-pesan Rutin, Good News, atau Goodwill
Pesan-pesan
rutin, good news, atau goodwill lebih cocok dengan menggunakan pendekatan
langsung.
c.
Pesan-pesan
Bad News
Pendekatan yang
diterapkan pada pesan bad news adalah pendekatan tidak langsung. Jika mempunyai
berita yang kurang menyenangkan, sebaiknya ditempatkan pada bagian pertengahan
surat dengan menggunakan bahasa yang halus.
d.
Pesan-pesan Persuasif
Bila audiens
benar-benar sangat tidak tertarik terhadap pesan-pesan yang disampaikan, dapat
digunakan dengan cara yang tidak langsung. Sehingga perlu membuka pikiran
audiens dengan melakukan persuasi sehingga mereka dapat memahami fakta yang
ada.
Secara umum,
mengorganisasi laporan dan presentasi secara analitis yang didesain kearah
suatu kesimpulan tertentu, lebih sulit. Manakala tujuannya adalah untuk
melakukan kolaborasi dengan audiens di dalam memecahkan suatu masalah atau
melakukan persuasi untuk suatu tindakan tertentu, harus dipilih suatu rencana
organisasional yang memberikan argumen secara logis.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar