13. Pengorganisasian Kegiatan Kelompok

Pengorganisasian Kegiatan Kelompok
Langkah-langkah dalam penyelenggaraan kegiatan kelompok adalah :
Merencanakan pengorganisasian kegiatan kelompok
Meliputi kegiatan : merencanakan masalah; siapa yang menjadi peserta; sasaran kegiatan; waktu pelaksanaan dan tempat kegiatan; metode yang digunakan; media yang digunakan; jenis pencairan kelompok yang digunakan; evaluasi kegiatan.

1.      Mempersiapkan tempat
Meliputi : mempersiapkan ruang dan perlengkapannya; persiapan alat tulis, alat bantu, materi; persiapan tempat duduk; pengeras suara; meletakkan alat bentu sesuai kebutuhan.

2.      Melaksanakan kegiatan
Bagian-bagian kegiatan kelompok adalah : (a) Pembukaan, menentukan jalannya presentasi/ diskusi kelompok; (b) Bagian utama kegiatan, mencakup materi yang akan disampaikan; (c) Bagian penutup, bagian terpenting dari seluruh kegiatan.
Mengakhiri kegiatan dapat dilakukan dengan cara: mengatakan bahwa waktu telah habis, merangkum, menunjukkan pertemuan selanjutnya, berdiri, isyarat tangan, menyampaikan catatan singkat dan memberikan tugas.

3.      Mengevaluasi Kegiatan
Evaluasi kegiatan dapat mengetahui dan menganalisa kebutuhan peserta untuk mempersiapkan pembicaraan yang akan datang, memperbaiki pelaksanaan kegiatan yang akan datang, mengetahui dampak kegiatan kelompok dan menentukan keberhasilan kegiatan.

# Strategi Bidan untuk Membantu Kelompok yang Negatif Sesuai Tipe Kelompok
       ^ Menurut Smith dan Bass (1982)
1. Menciptakan perasaan yang dimiliki
2. Menciptakan lingkungan yang peka
3. Mendorong partisipasi dan kontribusi
4. Menghargai pendapat yang berbeda
5. Menciptakan perasaan komitmen

          ^ Menurut Tarigan (2002)
     - Tipe Pasif
       Strategi bidan adalah : mengajukan pertanyaan langsung pada peserta; meminta berbagi perasaan      dengan pasangannya; meminta untuk menulis komentar; memberikan insentif; mengubah metode penyampaian.

-          Tipe Agresif
Strategi bidan adalah : mengajukan pertanyaan tentang penyebab agresif; memberi kesempatan untuk mencurahkan perasaan dirinya; tidak menggangap orang tersebut sebagai wakil kelompok; mempresentasikan data; memprakarsai diskusi secara pribadi.

-          Tipe Banyak Bicara
Strategi bidan adalah : memberi tanggung jawab tertentu dan memberikan kesempatan berperan sebagai pemimpin kelompok; menghindarkan pandangan atau menghadapkan tubuh pemandu ke arah peserta lain; beritahu dengan cara yang halus; memberi tugas secara tertulis.

-          Tipe Pesimis
Strategi bidan adalah : menjadi pendengar yang aktif; memberi jawaban yang positif; menanyakan pendapat anggota lainnya tentang pendapat orang tersebut

·         Proses Pengorganisasian

Menurut Stoner (1996) langkah-langkah dalam proses pengorganisasian terdiri dari lima langkah:

1.       Merinci seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi

2.       Membagi beban kerja ke dalam kegiatan-kegiatan yang secara logis dan memadai dapat dilakukan oleh seseorang atau oleh sekelompok orang.

3.       Mengkombinasi pekerjaan anggota perusahaan dengan cara yang logis dan efisien

4.       Penetapan mekanisme untuk mengkoordinasi pekerjaan anggota organisasi dalam satu kesatuan yang harmonis

5.       Memantau efektivitas organisasi dan mengambil langkah-langkah penyesuaian untuk mempertahankan atau meningkatkan efektivitas.

Menurut T Hani Handoko (1999) proses pengorganisasian dapat ditunjukkan dengan tiga langkah prosedur sebagai berikut:

1.       Pemerincian seluruh kegiatan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi.

2.       Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang secara logis dapat dilaksanakan oleh satu orang. Pembagian kerja ini sebaiknya tidak terlalu berat juga tidak terlalu ringan.

3.       Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan para anggota organisasi menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis.

·         Pembagian Pekerjaan

Ada dua aspek utama dalam proses penyusunan struktur organisasi, yaitu departementalisasi dan pembagian kerja (division of labor). Departementalisasi merupakan pengelompokan kegiatan-kegiatan kerja suatu organisasi agar kegiatan-kegiatan yang sejenis dan saling berhubungan dapat dikerjakan bersama. Pembagian kerja adalah pemerincian tugas pekerjaan agar setiap individu dalam organisasi bertanggung jawab untuk melaksanakan sekumpulan kegiatan yang terbatas. Prinsip pembagian kerja ini merupakan tiang dasar pengorganisasian.

Dalam pembagian kerja, spesialisasi pekerjaan merupakan hal yang utama. Manfaat spesialisasi pekerjaan adalah menyebabkan kenaikan produktivitas. Hal ini disebabkan tidak seorangpun yang secara fisik akan mampu melaksanakan seluruh kegiatan dalam tugas-tugas yang paling rumit. Pekerjaan yang paling rumit memerlukan beberapa langkah dan memerlukan pembagian langkah-langkah yang perlu dilakukan oleh beberapa orang. Pembagian kerja yang dispesialisasikan seperti ini memungkinkan orang mempelajari keterampilan dan menjadi pakar dalam bidang pekerjaan tertentu.

Akan tetapi selain manfaat yang didapat dari spesialisasi pekerjaan, adalah dampak negatif dari spesialisasi pekerjaan. Beberapa penulis manajemen menyebutkan bahwa spesialisasi pekerjaan akan berdampak pada demoralisasi dari pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dan repetitif.

·         Struktur Organisasi

Struktur organisasi dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dimana organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan di antara fungsi-fungsi, bagian-bagian maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi.

Ø  Faktor-faktor utama yang menentukan perancangan struktur organisasi adalah:

1.       Strategi organisasi untuk mencapai tujuannya.

2.       Teknologi yang digunakan

3.       Anggota dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi

4.       Ukuran organisasi

Ø  Sedangkan unsur-unsur struktur organisasi terdiri dari:

1.       Spesialisasi kegiatan berkenaan dengan spesifikasi tugas-tugas individual dalam organisasi.

2.       Standarisasi kegiatan yang digunakan organisasi untuk menjamin terlaksananya kegiatan seperti yang direncanakan

3.       Koordinasi kegiatan yang mengintegrasikan fungsi-fungsi satuan kerja organisasi

4.       Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan

5.       Ukuran satuan kerja menunjukkan jumlah karyawan dalam suatu kelompok kerja.

·         Bagan Organisasi

Bagan organisasi memperlihatkan susunan fungsi-fungsi, departemen-departemen, atau posisi-posisi organisasi dan menunjukkan hubungan di antaranya. Bagan organisasi memperlihatkan lima aspek utama suatu struktur organisasi:

1.       Pembagian kerja.

2.       Manajer dan bawahan atau rantai perintah.

3.       Tipe pekerjaan yang dilaksanakan

4.       Pengelompokkan segmen-segmen pekerjaan

5.       Tingkatan manajemen

Ø  Bentuk-bentuk bagan organisasi terdiri dari:

1.       Bentuk piramid. Bentuk yang paling banyak digunakan karena sederhana, jelas dan mudah dimengerti.

2.       Bentuk vertikal. Bentuk yang agak menyerupai bentuk piramid dalam hal pelimpahan kekuasaan dari atas ke bawah, hanya bagan vertikal berwujud tegak sepenuhnya.

3.       Bentuk horizontal. Bagan ini digambarkan secara mendatar, aliran wewenang dan tanggung jawab digambarkan dari kiri ke kanan.

4.       Bentuk lingkaran. Bagan ini menekankan pada hubungan antara satu jabatan dengan jabatan lain.