21. Perencanaan sumber daya perusahaan
Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP dari istilah bahasa
Inggrisnya, enterprise resource planning, adalah
sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses
bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.
Sejarah
ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) yang ber-evolusi dari Material
Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP
secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi,
persediaan (inventory), pengapalan, invoice, dan akuntansi
perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol
aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan,
manajemen kualitas, dan sumber daya manusia.
Karakter
Sistem
ERP sering disebut sebagai Back Office System yang
mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam
sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan
dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Customer
Relationship Management (CRM), e-Government
dan lain-lain.
Modul
ERP
Secara modular, software ERP biasanya terbagi atas modul
utama yakni Operasi serta modul pendukung yakni Finansial dan akuntasi serta
Sumber Daya Manusia
Modul
Operasi
Modul
Finansial dan Akuntansi
Modul
Sumber Daya Manusia
Keuntungan
penggunaan ERP
1. mengapa kita perlu ERP ; karena banyak berbagai
keuntungan semisal di bawah ini;
Integrasi
data keuangan
Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top
management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih
baik
Standarisasi
Proses Operasi
Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best
practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan
peningkatan kualitas produk
Standarisasi
Data dan Informasi
Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman
pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak
business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-bed]]
Keuntungan
yg bisa diukur
- Penurunan inventori
- Penurunan tenaga kerja secara total
- Peningkatan service level
- Peningkatan kontrol keuangan
- Penurunan waktu yang di butuhkan untuk mendapatkan
informasi
Memilih
ERP
Latar
Belakang
- Investasi ERP sangat mahal dan pilihan ERP yang
salah bisa menjadi mimpi buruk
- ERP yang berhasil digunakan oleh sebuah perusahaan
tidak menjadi jaminan berhasil di perusahaan yang lain
- Perencanaan harus dilakukan untuk menyeleksi ERP
yg tepat
- Bahkan dalam beberapa kasus yang ekstrem, evaluasi
pilihan ERP menghasilkan rekomendasi untuk tidak membeli ERP, tetapi
memperbaiki Business Process yang ada
- Tidak ada ‘keajaiban’ dalam ERP software.
Keuntungan yang didapat dari ERP adalah hasil dari persiapan dan
implementasi yang efektif
- Tidak ada software atau sistem informasi yang bisa
menutupi business strategy yang cacat dan business process yang ‘parah’
Secara singkat, tidak semua ERP sama kemampuannya dan
memilih ERP tidaklah mudah (paling tidak, tidaklah sederhana), dan memilih ERP
yang salah akan menjadi bencana yang mahal
Suksesor
Penerapan
Syarat sukses memilih ERP Pengetahuan dan Pengalaman
- Pengetahuan adalah pengetahuan tentang bagaimana
cara sebuah proses seharusnya dilakukan, jika segala sesuatunya berjalan
lancar
- Pengalaman adalah pemahaman terhadap kenyataan
tentang bagaimana sebuah proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan
- Pengalaman tanpa pengetahuan bisa menyebabkan
terulangnya atau terakumulasinya kesalahan dan kekeliruan karena tidak
dibekali dengan pemahaman yg cukup. Kesalahan ini muncul atau terjadi
karena ERP adalah sebuah best practice dari standar
bisnis. Seharusnya pengetahuan pada
fungsi-fungsi yang tersedia dalam aplikasi cukup tinggi
sehingga tidak menerapkan (implementation)
dengan cara yang keliru. Kesalaahan dalam implementasi akan menjadi
masalah serius bagi usaha peningkatan kinerja usaha.
Pemilihan
Metodologi
Metodologi yang berkaitan dengn ERP an munculnya
permasalahan
- Pengetahuan tanpa pengalaman menyebabkan orang
membuat perencanaan yang terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak
bisa diimplementasik
- Ada struktur proses seleksi yang sebaiknya
dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam memilih ERP
- Proses seleksi tidak harus selalu rumit agar
efektif. Yang penting organized, focused dan simple
- Proses seleksi ini biasanya berkisar antara 5-6
bulan sejak dimulai hingga penandatanganan order pembelian ERP
(BK. Khaitan, weblink)
- Berikut ini adalah akivitas yg sebaiknya dilakukan
sebagai bagian dari proses pemilihan software ERP: analisis strategi
bisnis, analisis sumber daya manusia, analisis infrastruktur dan analisis
software
Analisa
Strategi Usaha
Analisa
Sumberdaya Manusia
- Bagaimana komitment top management terhadap usaha
untuk implementasi ERP?
- Siapa yang akan mengimplementasikan ERP dan siapa
yg akan menggunakannya?
- Bagaimana komitmen dari tim implementasi?
- Apa yang diharapkan para calon user terhadap ERP?
- Adakah ERP champion yang menghubungkan top
management dengan tim?
- Adakah konsultan dari luar yang disiapkan untuk
membantu proses persiapan?
Analisa
Infrastruktur
- Bagaimanakah kelengkapan infrastruktur yang sudah
ada (overall networks, permanent office systems, communication system dan
auxiliary system)
- Seberapa besar budget untuk infrastruktur?
- Apa infrastruktur yang harus disiapkan?
Analisa
Perangkat Lunak
- Apakah perangkat lunak tersebut cukup fleksibel
dan mudah disesuaikan dengan kondisi perusahaan?
- Apakah ada dukungan layanan dari penyedia, tidak
hanya secara teknis tapi juga untuk kebutuhan pengembangan sistem di
kemudian hari
- Seberapa banyak waktu untuk implementasi yang
tersedia
- Apakah perangkat lunak memiliki fungsi yang bisa
meningkatkan proses bisnis perusahaan
Penerapan
ERP
Berikut ini adalah ringkasan poin-poin yg bisa digunakan
sebagai pedoman pada saat implementasi ERP:
- ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan,
dan sangat penting untuk kelangsungan hidup perusahaan. Semua orang dan
bagian yang akan terpengaruh oleh adanya ERP harus terlibat dan memberikan
dukungan
- ERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan
meningkatkan produktivitas, bukan sebaliknya. Tujuan implementasi ERP
adalah untuk meningkatkan daya saing perusahaan
- Pelajari kesuksesan dan kegagalan implementasi
ERP, jangan berusaha membuat sendiri praktek implementasi ERP. Ada
metodologi tertentu untuk implementasi ERP yang lebih terjamin
keberhasilannya
Gagalnya
ERP
- Waktu dan biaya implementasi yang melebihi
anggaran
- Pre-implementation tidak dilakukan dengan baik
- Strategi operasi tidak sejalan dengan business
process design dan pengembangannya
- Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan
beroperasi dengan sistem yang baru
Tanda-tanda
kegagalan ERP
Kegagalan ERP biasanya ditandai oleh adanya hal-hal
sebagai berikut:
- Kurangnya komitmen top management
- Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan
(analisis strategi bisnis)
- Cacatnya proses seleksi software (tidak lengkap
atau terburu-buru memutuskan)
- Kurangnya sumber daya (manusia, infrastruktur dan
modal)
- Kurangnya ‘buy in’ sehingga muncul resistensi untuk
berubah dari para karyawan
- Kesalahan penghitungan waktu implementasi
- Tidak cocoknya software dgn business process
- Kurangnya training dan pembelajaran
- Cacatnya project design & management
- Kurangnya komunikasi
- Saran penghematan yang menyesatkan
Software
ERP
Beikut adalah software ERP yang saat ini beredar, baik
yang berlisensi bayar maupun open
source
Microsoft
Dynamics NAV
Tidak ada komentar:
Posting Komentar