DEFINISI DAN PENTINGNYA
KOORDINASI
Untuk pengertian koordinasi ini,
penulis mengutip definisi-definisi yang dikemukakan oleh para ahli sebagai
berikut:
1.
Drs. H. Malayu S.P. Hasibuan
Koordinasi adalah
kegiatan mengarahkan, mengintegrasikan dan mengkoordinasikan unsure-unsur
manajemen (6 M) dan pekerjaan-pekerjaan para bawahan dalam mencapai tujuan
organisasi.
2.
E.F.L. Breach
Koordinasi adalah
mengimbangi dan menggerakan tim dengan memberikan lokasi kegiatan pekerjaan yang
cocok kepada masing-masing dan menjaga agar kegiatans itu dilaksanakan dengan
keseluruhan yang semestinya diantara para anggota itu sendiri.
3.
G.R. Terry
Koordinasi adalah
suatu usaha yang sinkron dan teratur untuk menyediakan jumlah dan waktu yang
tepat, dan mengarahkan pelaksanaan untuk menghasilkan suatu tindakan yang
seragam dan harmonis pada sasaran yang telah ditentukan. Definisi G. R. Terry
ini berarti bahwa koordinasi adalah pernyataan usaha dan meliputi cirri-ciri
sebagai berikut:
a)
Jumlah usaha, baik secara kuantitatif maupun secara kualitatif
b)
Waktu yang tepat dari usaha-usaha ini
c)
Pengarahan usaha-usaha ini.
4.
Dr. Awaluddin Djamin, M.P.A
Koordinasi adalah
suatu usaha kerja sama antara badan, instansi, unit dalam pelaksanaan
tugas-tugas tertentu sedemikian rupa, sehingga terdapat saling mengisi, saling
membantu dan saling melengkapi. Manajer yang sukses adalah yang dapat melakukan
koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi (KIS) dengan baik.
C.
PENGERTIAN MANAJEMEN
M.Fuad, Chirstine H, Nurlela dkk
(2001), Manajemen merupakan suatu proses yang melibatkan kegiatan
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian yang
dilakukan untuk mencapai sasaran perusahaan melalui pemanfaatan sumber daya manusia
dan sumber daya lainya. Dari pengertian tersebut dijumpai adanya
aktivitas-aktivitas khusus dalam manajemen yang merupakan suatu proses untuk
mencapai sasaran-sasaran yang telah ditetapkan sebelumnya.
Dalam mencapai tujuanya, selain
untuk memanfaatkan sumber-sumber daya yang ada, manajemen juga menggunakan
metode ilmiah dan seni dalam setiap pendekatannya atau penyelesaian
masalah-masalah yang dihadapi. Metode ilmiah yang digunakan umumnya meliputi
kegiatan sebagai berikut:
1.
Mengetahui adanya persoalan
2.
Mendefinisikan persoalan
3.
Mengumpulkan fakta, data, dan informasi
4.
Menyusun alternative penyelesaian
5.
Mengambil keputusan dengan memilih salah satu alternative
penyelesaian
6.
Melakukan keputusan serta melakukan tindak lanjut
D.
FUNGSI MANAJEMEN
Berdasarkan pengertian
manajemen yang telah dikemukakan sebelumnya, manajemen memiliki fungsi-fungsi
sebagai berikut:
1.
Perencanaan
2.
Pengeorganisasian
3.
Pengarahan
4.
Pengendalian
E.
KENAPA KOORDINASI SANGAT PENTING?
Koordinasi itu sangat penting
dalam suatu organisasi, adapun factor yang membuat koordinasi itu menjadi
penting adalah sebagai berikut:
1.
Untuk mencegah terjadinya kekacauan, percekcokan, dan kekembaran atau
kekosongan pekerjaan
2.
Agar orang-orang dan pekerjaannya diselarasikan serta diarahkan untuk
pencapaian tujuan perusahaan
3.
Agar saranas dan prasarana dimanfaatkan untuk mencapai tujuan
4.
Supaya semua unsur manajemen (6M) dan pekerjaan masing-masing individu
karyawan harus membantu tercapainya tujuan organisasi
5.
Supaya semua tugas, kegiatan, dan pekerjaans terintegrasi kepada sasaran yang
diinginkan.
F.
SYARAT-SYARAT KOORDINASI
Adapun syarat-syarat khusus umum
yang ada dalam koordinasi adalah sebagai berikut:
1.
Sense of cooperation (perusahaan untuk bekerja sama), ini harus dilihat
dari sudut bagian per bagian bidang pekerjaan, bukan orang per orang.
2.
Rivalry, dalam perusahaan-perusahaan besar sering diadakan persaingan
antara bagian-bagian, agar bagian-bagian ini berlomba-lomba untuk mencapai
kemajuan
3.
Team Spirit, artinya satu sama lain pada setiap bagian saling menghargai
4.
Esprit de corps, artinya bagian-bagian yang diikut sertakan atau
dihargai, umumnya akan menambah kegiatan yang bersemangat
Ringkasnya kekuatan suatu
organisasi ditentukan oleh spirit-esprit atau semangatnya. Semangat ini
ditentukan oleh tujuans dan cara-cara mencapai tujuan itu dan ini meliputi
doktrin. Selain semangat koordinasi juga harus mempunyai aspek-aspek formal
yaitu metode-metode, teknik yang ditunjukan untuk mengeja/mencapai sasaran
tersebut.
G.
CARA-CARA MENGADAKAN KOORDINASI
1.
Memberikan keterangan langsung dan secara bersahabat. Keterangan mengenai
pekerjaan saja tidak cukup, karena tindakan-tindakan yang tepat harus
diambil untuk menciptakan dan menghasilkan koordinasi yang akan dicapainya
2.
Mengusahakan agar pengetahuan dan penerimaan tujuan yagn akan dicapai oleh
anggota, tidak menurut masing-masing individu anggota dengan tujuannya
sendiri-sendiri. Tujuan itu adalah tujuan bersama.
3.
Mendorong para anggota untuk bertukar pikiran, mengemukakan ide, saran-saran
dan lain sebagainya
4.
Mendorong para anggota untuk berpartisipasi dalam tingakt perumusan dan
penciptaan sasaran
5.
Membina human relations yang baik antara sesame karyawan
6.
Manajer sering melakukan komunikasi informal dengan para bawahan.
Ringkasnya, suatu koordinasi akan
lebih baik dan maju, jika memperoleh dukungan partisipasi dari bawahan,
dan pihak-pihak yang terkait yang akan melakukan pekerjaan diikut sertakan
dalam proses pengambilan keputusan; supaya mereka antusias dalam melakukansnya.
H.
KOORDINASI DAN KOOPERASI (Coordination and Cooperation)
Perbedaan pengertian antara
koordinasi dengan kooperasi dapat kita simak dari rumusan dibahwa ini:
Koordinasi berhubungan dengan
pengintegrasian, sinkronisasi, mempunyai jumlah, waktu, arah, dan artin yang
lebih luas daripada kooperasi. Cooperation can be defined as the collection
action of one person with anather or others towards as common goal.
Kooperasi merupakan tindakan
bersama oleh sejumlah orang terhadap tujuan bersama (tujuan umum). Misalnya,
seorang anak (A) hendak bepergian ke Jakarta dengan kereta Api pagi, pukul
5.30. agar tidak keginggalan kereta api, sebelum tidur (A) mempercepat jamnya
30 menit dan lalu meletakan jamnya diatas meja. Kemudian tidur. Kemudian
ayahnya (B) mengetahui bahwa anaknya (A) akan berangkat ke Jakarta pukul 5.30.
Supaya tidak terlambat, (B) mempercepat jam itu 30 menit, lalu meletakannya
diatas meja. Kemudian ibunya (C) mempercepat jam tersebut 30 menit, tujuanya
sama yaitu supaya (A) tidak terlambat atau ketinggalan kereta api. Dalam hal
ini tindakan A,B, dan C disebut kooperasi, tetapi bukan koordinasi walaupun
tujuanya sama.
Pada dasarnya, koordinasi akan
berhasil dengan baik jika pelaksanaan proses manajemen dilakukan secara
efektif, artinya POAC dilakukan serta diterapkan dengan baik dan dengan
pertimbangan-pertimbangan yang cukup matang. Fungsi-fungsi utama POAC akan
saling mempengaruhi satu sama yang lainnya. Hasilnya, adalah segala usaha pada
semua golongan terintegrasi secara seimbang.
I.
BAGAIMANA HUBUNGAN KOORDINASI DENGAN FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN?
1.
Perencanaan dan koordinasi (planning and coordination)
Perencanaan akan
mempengaruhis koordinasi, artinya semakin baik dan terincinya rencana, maka
akan semakin mudah untuk melakukan koordinasi tersebut.
2.
Pengorganisasian dan koordinasi (organizing and coordination)
Pengorganisasian
berhubungan dengan koordinasi, artinya jika organisasi baik, maka pelaksanaan
koordinasi akan lebih mudah. Organisasi yang baik, apabila hubungan-hubungan
antara individu karyawan baik, hubungan pekerjaan baik, job description setiap
pejabat jelas.
3.
Pengarahan dan koordinasi (directing and coordination)
Pengarahan
mempengaruhi koordinasi, artinya dengan menggunakan bermacam-macam variasi
dalam intensitas directing force akan membantu menciptakan koordinasi.
4.
Pengisian jabatan dan koordinasi (staffing and coordination)
Penempatan karyawan
membantu koordinasi, artinya jika setiaps pejabat sudah ditempatkan sesuai
dengan keahliannya maka koordinasi akan lebih mudah.
5.
Pengendalian dan koordinasi (controlling and coordination)
Pengendalians
berhubungan langsung dengan koordinasi. Penilaian yang terus menerus atas
kemajuan pekerjaan akan membantu menyelarasikan usaha-usaha, sehingga tujuan
yang ditentukans semula dihasilkan, diperoleh dan tercapai dengan baik. Dengan
demikian, maka tindakan-tindakan perbaikan yang terjadi, karena control
membantu dalam mendapatkan koordinasi yang dibutuhkan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar